Règlement intérieur

Le présent règlement est pris en complément des statuts de l'association du Quartier de la Gare.

En cas de divergence, les statuts font force supérieure.

Le présent «Règlement Intérieur » sera mis à la disposition des membres du conseil d'administration.

I - COMPOSITION DE L'ASSOCIATION

Article 1 : Condition d'appartenance à l'association

•  Toute personne désirant s'inscrire à l'association du Quartier de la Gare doit remplir un bulletin d'adhésion et régler la cotisation prévue dans les statuts.

•  Le signataire s'engage à respecter les statuts

•  L'appartenance à l'association du Quartier de la Gare se traduit par la délivrance d'une carte de membre.

Article 2 : Cotisation

•  Conformément aux articles 5 et 14 des statuts, la cotisation est fixée chaque année, par l'assemblée générale, sur proposition du conseil d'administration.

Article 3 : Perte de la qualité de membre

•  Conformément à l'article 5 des statuts « suspension et radiation » des sanctions disciplinaires peuvent être prononcées par le conseil d'administration envers un membre dont le comportement présenterait un préjudice pour l'association.

•  Quelle que soit la sanction envisagée par le conseil d'administration, l'intéressé sera averti du motif par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre lui précisera également qu'il peut faire valoir sa défense oralement ou par écrit dans un délai de quinze jours après réception du courrier.Passé ce délai, la décision du conseil d'administration peut intervenir à tout moment. Il peut également faire appel devant l'assemblée générale.

•  En cas de radiation, suspension ou démission, la cotisation restera définitivement acquise à l'association du Quartier de la Gare.

•  Tout membre du conseil d'administration (ou du bureau) absent sans excuse valable à trois réunions consécutives de ce conseil d'administration (ou de ce bureau, s'il en fait partie), se trouve en situation de perdre sa qualité de membre. Il en est avisé par le Président.

II - ASSEMBLEE GENERALE (ordinaire, extraordinaire)

Article 4 : Généralités

•  Avant la séance, le secrétariat vérifie les pouvoirs dont sont porteurs les membres présents, ainsi que la qualité des mandants et des mandataires, qui doivent être les uns et les autres à jour de leur cotisation au 31 décembre de l'année précédente.

•  Les convocations et l'ordre du jour seront adressés aux adhérents avec les documents suivants :

- Le rapport moral

- Le rapport financier

- Le rapport d'activités

- Les formulaires de candidature au conseil d'administration

- Les bulletins de vote (ou pouvoirs).

•  Chaque adhérent ne peut disposer que de 3 mandats.

•  La convocation à l'assemblée générale ordinaire ou à l'assemblée générale extraordinaire est adressée à tous les adhérents. Ces derniers doivent être présents ou représentés.

Article 5 : Le bureau de l'assemblée générale

•  Le bureau de l'assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) est celui du conseil d'administration de l'association.

•  Le procès verbal est rédigé par le secrétaire (à défaut le secrétaire adjoint) et signé conjointement par le rédacteur et le président. 

Article 6 : Ordre du jour - Rapports - Votes

Il est établi par le conseil d'administration.

• Le président présente le rapport moral, le travail des collaborateurs bénévoles de l'association.

• La secrétaire (à défaut le secrétaire adjoint) présente le rapport d'activité.

• Le trésorier (à défaut le trésorier adjoint) présente le rapport financier.

•  Le président (à défaut le vice président) soumet les trois rapports au quitus de l'assemblée.

L'approbation des rapports « moraux», «  d'activités et financier » se fera à main levée.

L'élection des candidats au conseil d'administration se fera à bulletins secrets.

Le vote par correspondance n'est pas admis.

III - ORGANES DIRIGEANTS DE L'ASSOCIATION

A - Le conseil d'administration

Article 7 : Désignation des membres

Toute personne adhérente l'année précédente, peut faire acte de candidature au conseil d'administration.

Les candidatures se font : sur le formulaire joint à la convocation à l'assemblée générale. Elles devront parvenir au siège de l'association huit jours francs avant la tenue de l'assemblée générale, ou par demande verbale lors de l'assemblée générale.

L'élection a lieu lors de la réunion qui suit l'assemblée générale ordinaire.

Article 8 : Attributions du conseil d'administration

•  Le conseil d'administration se réunit au moins quatre fois par an.

•  Le conseil d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour l'administration de l'association du Quartier de la Gare. Il statue sur l'ensemble des questions d'intérêt général, sur la gestion courante ; Il veille au bon fonctionnement administratif, financier de l'association. Il détermine le montant des investissements.

•  Le conseil d'administration décide des activités et est attentif à la poursuite des objectifs fixés.

•  Le conseil d'administration est convoqué par écrit. L'ordre du jour est arrêté par le président en accord avec le bureau et doit être joint à la convocation.

•  Le conseil d'administration se réunit sous l'autorité du président. En cas d'absence de celui-ci, un vice président le remplace dans cette fonction. En cas d'absence simultanée du président et du (ou des) vice-président, le doyen d'âge de la réunion assure la présidence.

•  Le conseil d'administration fait des propositions à l'assemblée générale et met en œuvre les décisions arrêtées par celle- ci.

•  Le conseil d'administration examine le budget prévisionnel annuel qui lui est soumis par le trésorier avant la présentation devant l'assemblée générale. Il reste régulièrement informé du respect du budget voté.

•  Conformément aux dispositions prévues par les statuts et le règlement intérieur, il prononce les sanctions et nominations de son ressort.

•  Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité simple de ses membres présents. Le vote a lieu à bulletins secrets si un membre le demande. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

•  Le conseil d'administration peut entendre toute personne dont l'avis lui paraît de nature à l'éclairer sur une décision à prendre. Il peut également créer des commissions de travail.

•  Les comptes- rendus des réunions du conseil d'administration et du bureau sont établis et soumis pour approbation aux membres de ces instances. Ensuite, ils sont classés sans blanc ni rature. Ces feuillets numérotés, signés par le rédacteur et le président, et conservés dans les archives de l'association.

Article 9 : Délégations

Le conseil d'administration délègue une partie de ses pouvoirs au bureau exécutif, notamment pour les affaires courantes.

Chaque membre du conseil d'administration peut en outre recevoir délégation particulière de ce dernier pour suivre une ou (plusieurs) activité(s) particulière(s).

B - Le bureau du conseil d'administration 

Article 10 : Composition

Conformément aux articles 6-7 et 8 des statuts, les membres du bureau sont élus, par fonction, à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, le candidat le plus jeune est déclaré élu.

Article 11 : Attributions du bureau

Le bureau est chargé d'administrer l'association du Quartier de la Gare.

Il examine les affaires courantes, prépare les questions à soumettre au conseil d'administration. Il fournit des éléments de réponse à celles que le conseil d'administration lui a soumises pour avis. Il prend toutes décisions urgentes et devra en rendre compte au conseil d'administration lors de sa prochaine réunion.

Il prend toutes dispositions pour faire ouvrir au nom de l'association du Quartier de la Gare les comptes de dépôt pour procéder aux mouvements de fonds et de titres nécessaires. Les opérations sur ces comptes sont opérées sous la double signature des personnes autorisées au sein du bureau. Ces signataires sont, le président, le vice président, le trésorier.

Aucun membre du bureau ou du conseil d'administration, aucun responsable de commission ne peut passer directement de commande d'achats d'investissement ni de services.

Chaque courrier établi par des membres du bureau ou du conseil d'administration doit avoir l'approbation du président avant expédition.

Article 12 : Rôle des membres du bureau

A - Le président

Le président assure ses fonctions selon l'article 11 des statuts.

En cas de vacance du poste de président, un vice président exerce provisoirement les fonctions présidentielles jusqu'à l'élection d'un nouveau président. Ce dernier sera élu par le conseil d'administration qui devra être convoqué à cet effet dans un délai maximum de deux mois.

B - Le ou les vices-présidents

Le ou les vices présidents assistent le président dans ses fonctions. Ils peuvent en son absence présider les séances du bureau et du conseil d'administration.

Le cas échéant, le président l'habilite pour le représenter en justice.

Ils peuvent être chargés par le conseil d'administration de suivre plus particulièrement un domaine d'activité, ou se voir confier une mission particulière.

C - Le secrétaire, le secrétaire adjoint

Le secrétaire est chargé d'exécuter les décisions du conseil d'administration et du bureau. Il est responsable du fonctionnement administratif, technique et logistique de l'association du Quartier de la Gare.

Il rend compte de ses activités au conseil d'administration.

Il assure les liaisons avec les organismes.

Il réunit les éléments nécessaires à l'élaboration du rapport d'activité présenté à l'assemblée générale. Il établit les procès verbaux de celle-ci, ainsi que les procès verbaux des réunions du conseil d'administration et du bureau.

En relation avec le trésorier, il prépare en temps utile des demandes de subventions. Il donne son avis sur toute question intéressant le fonctionnement de l'association.

Il assiste le président dans ses relations avec la municipalité.

Il est supplée par un secrétaire adjoint.

D- Le trésorier, le trésorier adjoint

Le trésorier est chargé de toutes les opérations en deniers et en matériels. Il peut à cet effet traiter des problèmes de comptabilité et d'encaissement.

Il tient l'inventaire en matériel et fait viser par le président, au moins une fois l'an, l'avoir en matériel.

Les comptabilités deniers et matières sont tenus au jour le jour et doivent pouvoir être présentées à toute demande des autorités habilitées.

Le trésorier établit et soumet chaque mois au président de l'association du Quartier de la Gare un bilan financier en recettes et dépenses ainsi que pour l'assemblée générale.

Il prépare un budget annuel de l'association. Il le soumet au conseil d'administration et à l'assemblée générale. Le trésorier est secondé dans sa tâche par un trésorier adjoint.

Article 13 : Réunions

Le bureau se réunit sur convocation du président une fois par mois. Les modalités de convocation et de décisions prévues par le conseil d'administration sont applicables aux réunions du bureau. L'ordre du jour est arrêté par le président en liaison avec le ou les vices-présidents et le secrétaire.

Le bureau propose deux adhérents, hors du conseil d'administration, pour vérifier les comptes en fin d'année.

Article 14 : Contrôleur aux comptes

Le contrôleur aux comptes de l'Association du Quartier de la Gare doit être une personne bénévole, désignée librement par l'assemblée générale.

Cette personne doit jouir de ses droits civiques, ne doit être ni un membre fondateur ou apporteur en nature, ni un administrateur bénéficiaire de salaires ou d'avantages de l'association.

Il a pour mission de vérifier annuellement la régularité et l'exactitude des informations données sur les comptes avant l'Assemblée Générale.

Article 15 : Commissions

Le conseil d'administration directeur ou le bureau peut ponctuellement mettre en place une commission pour créer un projet ou étudier une proposition. Les responsables de ces commissions devront rendre compte de leurs travaux au bureau ou au conseil d'administration.

IV - DISPOSITIONS DIVERSES

Article 16 : Assurances

Les membres à jour de leur cotisation sont couverts en cas d'accident survenant au cours des activités proposées par l'association du Quartier de la Gare. Pour des activités ponctuelles avec matériel loué, une assurance supplémentaire sera contractée.

En cas de partenariat avec une autre association, si celle-ci est organisatrice du projet, l'assurance sera à sa charge. Pour toute prestation facturée au nom de l'association du Quartier de la gare, l'assurance sera à sa charge.